Una hoja de cálculo puede reducir el trabajo en tareas que impliquen cálculos repetitivos; también puede revelar relaciones ocultas entre números, dando mucha precisión a la planificación y la especulación financiera.
Los programas de este tipo se basan en el concepto de la matriz maleable. Un documento, llamado hoja de trabajo o de cálculo aparece en la pantalla como una malla de filas numeradas y columnas rotuladas alfabéticamente. El número de columnas a las que se puede tener acceso depende da la capacidad de la RAM. La intersección de un renglón y una columna particulares se llama celda. Cada celda tiene una dirección única formada por un número de fila y una letra de columna. Cada celda puede contener un valor numérico, un valor alfanumérico o una fórmula que represente una relación entre números de otras celdas.
En general, las hojas de cálculo cuentan con las siguientes características:
Replicación automática de valores, etiquetas y fórmulas: Todas las órdenes de replicación son extensiones flexibles de las funciones básicas de cortar y pegar.
Recálculo automático: Es una de las capacidades más importantes; permite corregir fácilmente los errores y simplifica el ensayo de diferentes valores en busca de soluciones.
Funciones predefinidas: Son funciones incorporadas al software. Una función en una fórmula indica al computador que debe efectuar una serie de pasos previamente definidos. Estas funciones ahorran tiempo y reducen la probabilidad de errores.
Macros : El usuario puede capturar secuencias de pasos como macros reutilizables; las macros son procedimientos diseñados a la medida que se pueden añadir al menú de opciones existente. Esta operación puede hacerse mediante un lenguaje de macros especial, o por medio de una grabadora de macros que captura cada movimiento que se haga con el teclado y el ratón.
Plantillas : Son hojas de cálculo reutilizables que contienen etiquetas y fórmulas pero no valores de datos. Estas plantillas producen respuestas inmediatas cuando se llenan los espacios en blanco. Algunas vienen con el software de hoja de cálculo y otras se venden por separado. Los usuarios pueden crear las suyas o comisionar a programadores para que las elaboren.
Enlaces : La mayoría de los programas de hojas de cálculo permiten crear enlaces automáticos entre hojas de cálculo, de modo que al cambiar los valores en una se actualicen automáticamente todas las hojas de cálculo enlazadas.
Capacidades de base de datos: Muchos programas de hojas de cálculo pueden realizar las funciones elementales de una base de datos: almacenamiento y recuperación de información, búsquedas, ordenamientos, generación de informes, combinación de correo, etc.
Una hoja de cálculo es sobre todo muy útil para plantear cuestiones del tipo si-entonces. Algunos programas cuentan con módulos de resolución de ecuaciones que invierten las cuestiones de este tipo; un módulo de resolución de ecuaciones le permite definir una ecuación, especificar el valor objetivo y el computador determina los valores de datos necesarios.
*Modelo de base de datos
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos.
Con Access, puede:
* Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
* Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
* Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
* Organizar y ver los datos de distintas formas.
* Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.
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